FICHES PRATIQUES - Comment organiser un événement national ?

De nombreux événements sont organisés chaque année, en particulier les championnats de France handisport dont l’organisation peut être confiée à un club ou un comité. Chaque événement doit respecter des règles élémentaires, offrir une qualité d’organisation sportive et valoriser l’image de notre mouvement, voici quelques pré-requis ainsi que les procédures à respecter.

Candidature : dépôt et validation

Le comité d’organisation candidat doit être une structure associative affiliée à la FFH : club, comité régional ou départemental.
  • Le comité d’organisation candidat doit se procurer le cahier des charges auprès de la commission sportive concernée (natation, athlétisme, boccia…) pour un championnat ou auprès du service fédéral concerné
  • Le comité d’organisation candidat doit s’assurer que les installations sportives sont disponibles aux dates prévues et disposer de l’accord du comité régional et du comité départemental handisport
  • Le comité d’organisation candidat devra faire une demande écrite et motivée à la commission sportive concernée ou à la direction technique nationale. Celle-ci devra être accompagnée des documents suivants :
    •  Dossier de présentation général et technique : hébergement, restauration…
    •  Organigramme et budget prévisionnel
La confirmation de l’obtention du championnat s’acquiert à la suite de :
  • La validation par la commission sportive et la DTN

  • L’accord du comité régional où se situe la manifestation

La confirmation de l’obtention d’un événement national autre s’acquiert à la suite de :
  • La validation par la DTN et par le Comité Directeur fédéral

  • L’accord du comité régional où se situe la manifestation

Organisation

Une fois la candidature retenue, le comité d’organisation devra :

  • Organiser le plus rapidement possible une réunion de coordination entre les différents acteurs (service fédéral concerné, partenaires locaux, commissions techniques)
  • Confirmer les réservations des installations sportives et de l’hébergement
  • Rédiger un courrier officiel d’information à l’attention des CDH, CRH, DDJSCS, DRJSCS, conseil départemental, conseil régional en leur précisant les modalités de l’événement et les grandes lignes du projet
  • Proposer un calendrier des réunions préparatoires

Partenariat, communication & charte graphique

  • Marketing et partenariat : de par l’existence de contrats de partenariats nationaux, l’organisateur d’un événement est tenu de respecter certaines règles en matière de marketing et de partenariats. Notice des droits et devoirs disponible auprès d’Aude Moulin- Delalande, en charge du suivi des partenariats : a.moulin-delalande@handisport.org
  • Charte graphique : l’organisateur devra suivre la charte graphique fédérale, disponible sur handisport.org, rubrique “COM & MÉDIAS” ou directement auprès du service communication : com@handisport.org
  • Validation : les supports de communication devront être soumis pour validation à : bat@handisport.org
  • Contacts : voir rubrique “Annuaire” pour les commissions sportives ou auprès du siège fédéral et du service Animation Sportive.
  • Plus d’infos : voir la fiche infos « La communication en question » page 58

Obligations de l’organisateur

  • Santé : Souscrire une assurance particulière pour l’évènement ou assurance intégrée dans l’assurance annuelle du clubs/comité. Prévoir un médecin référent de la compétition (volontaire ou vacataire, il faut établir un contrat avec le médecin inscrit à l’ordre national des médecins) et/ou une équipe de secouristes (Croix rouge, croix blanche, protection civile, pompiers volontaires…)
  • Sécurité : dans le cadre de l’utilisation d’ERP en utilisation exceptionnelle, il faut prévoir un dossier de sécurité à présenter au plus tard 2 mois avant l’événement au Service Départemental d’Incendie et de Sécurité comprenant :
    • Nature, localisation et durée de l’événement, effectif prévu
    •  Matériaux utilisés (décoration, équipements…)
    • Plan d’installation et tracé des dégagements
    • Mesures de prévention et de protection proposées
  • Déclaration SACEM : demande d’autorisation sur www.sacem.fr. Tarifs variables selon le type d’événement et la capacité d’accueil de l’espace sonorisé.
  • Anti-dopage : pour les championnats de France, l’organisateur n’est pas responsable de la programmation des contrôles. En revanche, il assure le financement et l’organisation logistique de ces derniers. Plus de renseignements auprès du référent anti-dopage de la FFH : dopage@handisport.org
  • Transparence des finances : l’organisateur doit être à 100 % transparent quant à ses finances vis-à-vis de la structure sous l’égide de laquelle il organise l’événement fédéral. Post événement, l’organisateur doit transmettre un bilan financier précis à la FFH/ commission sportive. Certaines commissions apportent une aide financière à leurs organisateurs, soumise à l’envoi du bilan financier.

Accompagnement d’organisateurs et outils à disposition

  • Pour vous aider, des outils sont disponibles auprès du siège de la fédération et des commissions sportives (cahiers des charges, fiches techniques, etc). Bien que spécifiques à un événement donné, ils peuvent être déclinés et adaptés selon les besoins de votre projet.
  • Vous organisez un Championnat de France Handisport et vous souhaitez être guidés sur certaines démarches pour parfaire votre expérience d’organisateur ? Contactez le service Animation Sportive Territoriale pour un accompagnement à la carte selon vos besoins (organisation du COMORG, logistique, partenariat, médical, animation…)

Déclarer un événement pour figurer au calendrier fédéral

  • Club : je déclare mon événement directement auprès de mon comité départemental handisport
  • Comité : je déclare mon événement en ligne dans l’outil de gestion des événements : https://calendrier.handisport.org

Contact

Service Animation Sportive Territoriale
Charles Hordenneau // Tél. 06 58 59 46 45
c.hordenneau@handisport.org