Fiches pratiques - Comment rendre un document Word accessible aux déficients visuels ?

Voici les réflexes simples à adopter pour rendre vos documents Word lisibles pour les personnes déficientes visuelles, c’est-à-dire leur permettre d’accéder à toutes les informations du document et leur faciliter la navigation dans le document.

Bien structurer son contenu

  • Hiérarchiser le texte à l’aide des titres et sous-titres Utiliser les fonctionnalités dédiées de Word qui affectent à chaque niveau de titre une mise en forme particulière.
  • Utiliser correctement les paragraphes Paramétrer l’espacement avant et après le texte au travers de la définition d’un style approprié.
  • Créer des listes avec la fonctionnalité dédiée si le document contient des énumérations

À éviter ! Créer des titres sans passer par la fonction dédiée, aérer les paragraphes avec un double voire triple retour à la ligne.

Donner une alternative aux éléments non textuels

Les éléments non textuels peuvent être des photos, des diagrammes, des cartes, des graphiques, des dessins, des formules mathématiques, etc.

  • Attribuer un texte de remplacement aux images Ces éléments ne sont restitués ni vocalement par un synthétiseur de parole, ni en braille. Ils doivent donc comporter une description appropriée.
  • Attribuer une légende aux images

​À savoir Word contient ces fonctionnalités qui sont expliquées dans le document de référence ci-après.

Éviter l’utisation des tableaux

De manière générale, un tableau est très difficile à lire pour une personne déficiente visuelle et il sera préférable d’utiliser des colonnes. Si un tableau reste inévitable, quelques recommandations sont à suivre, notamment : créer un tableau uniforme, appliquer un style de tableau, donner un titre aux lignes et colonnes, éviter la coupure des lignes du tableau.

Créer des aides à la navigation

  • Générer une table des matières qui permettra d’accéder facilement au chapitre souhaité
  • Créer des liens (externes ou internes) et des renvois de texte

Vérifier l’accessibilité du document

Depuis “Office 2010”, il existe un vérificateur d’accessibilité du document, voici comment l’utiliser :

  • 1. Cliquer sur l’onglet Fichier
  • 2. Cliquer sur Informations
  • 3. Sous Préparer pour le partage, cliquer sur Vérifier la présence de problèmes
  • 4. Cliquer sur Vérifier l’accessibilité

Pour aller plus loin

Tous les conseils présentés ci-dessus ainsi que d’autres, plus avancés, sont expliqués de manière détaillée dans le document suivant :

Créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word : www.microsoft.com/ fr-fr/download/details.aspx?id=23856